坐标南京,开了2家少儿舞蹈机构,全职老师8人,学员180人。
今天要说的,是我们教务老师小张的故事。
教务老师小张的崩溃时刻
小张是我们机构的老员工,从一开始就跟着我。她工作认真,责任心强,但这两年,我眼看着她越来越累,越来越情绪化。
最严重的一次,是去年11月的某个周五晚上。
那天机构要排下周的课表,小张对着Excel表格,反复核对三个校区的老师时间、教室资源、学员档期。排了三个多小时,终于排完了。
结果第二天早上,她发现排错了——两个老师的课撞了,还有一个教室同时被排了两个班。
她当场崩溃大哭。
"我真的尽力了,可是三个校区,老师时间都不固定,学员又经常请假调课,我脑子里真的记不住那么多事情..."
那一刻我才意识到:不是小张能力不行,而是我们的管理方式已经撑不住了。
问题的根源:靠人脑对抗复杂度
教培机构的排课,本质上是一个多维度的复杂问题:
老师时间:每个老师的可用时间不同,还可能临时请假
教室资源:每个教室的容量不同,可能还要分时段使用
学员档期:学员可能跨班、转班、请假、补课
课程类型:一对一、大班、小班、试听课,排课逻辑都不一样
靠Excel表格、靠人脑记忆,是不可能避免错误的。而且每次排课都要3-4小时,教务老师的精力全耗在这些重复性、低价值的工作上,哪有时间做更有价值的事情?
遇到爱耕云,问题迎刃而解
那个崩溃的周末后,我开始在网上找教务系统。试了好几个,要么太复杂,要么价格太贵,亦或者价格低的系统不好用,直到朋友推荐了爱耕云。
试用三天后,我决定签约。
为什么?因为它的智能排课功能,真正解决了我的问题。
爱耕云的智能排课,为什么这么好用?
第一步:输入基础信息
排课前,只需要在系统里录入:
老师的可排时间(比如周一18:00-20:00可用)
教室资源(比如A教室最多15人,B教室最多10人)
班型要求(比如初级班、进阶班,每个班学员数)
第二步:智能检测冲突
系统会自动检测三维冲突:
老师时间冲突(同一个老师同一时间被排了两个班)
教室资源冲突(同一个教室同一时间被排了两个班)
学员档期冲突(同一个学员同一时间被排了两个班)
冲突的地方会标红提醒,一眼就能看到问题在哪里。
第三步:拖拽调课,一键通知
发现冲突后,直接拖拽就能调课。临时需要换老师、停课、调课,一键操作,系统自动发通知给所有相关老师和家长。
从3小时到10分钟,效率提升18倍
用了爱耕云后,小张排课的时间从3小时缩短到10分钟。
而且,再也没有排错的情况。
更重要的是,她终于有时间做更有价值的事情了:跟进学员学习情况、和家长沟通、协助做活动策划。
爱耕云的其他功能,同样省心
除了智能排课,爱耕云还有几个功能,让我觉得特别实用:
考勤消课自动化:学员签到后,系统自动扣减课时,剩余课时实时同步到家长端,再也不用手写记录了。
财务报表一键导出:课消、收入、老师课时费一键导出,月底对账从熬夜2天缩短到10分钟。
家校互动自动化:上课提醒、考勤通知、续费提醒自动推送,家长端小程序随时查看课堂动态,透明化教学提升信任感。
操作简单,半天上手:我们机构的老师都是中年人,爱耕云界面简洁,半天就能熟练操作。
价格良心,性价比拉满
基础版1000元/年,高级版也才1600元/年,没有隐藏消费。对比那些动辄上万的系统,爱耕云功能完全够用,性价比真的没话说。
最后的话
用了爱耕云一年多,小张的状态完全变了。
她不再崩溃,不再加班到深夜,反而有时间和精力做更有价值的事情。她说:"现在终于能真正用心服务学员和家长了,而不是每天都在排课和统计里打转。"
选教务系统,不用追求"大而全",核心功能好用、操作简单、价格实在才是王道。爱耕云没有花里胡哨的功能,每一个都精准戳中教培痛点,是真正为中小机构量身定做的。
如果你也像我一样,想解放教务老师,提升运营效率,真心建议:花7天时间试用一下爱耕云,重点测智能排课功能,自己用了就知道好不好。
救的不是教务老师,而是整个机构的运营效率。
